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Como automatizar el análisis de la opinión de mis clientes sobre los reportes de Power BI

By Pablo Moreno posted 17 days ago

  

Debido al incremento exponencial de los usuarios y clientes que consumen reportes y análisis desarrollado en Power BI, así como el incremento del número de dichos proyectos en Power BI, me he visto en la necesidad de desarrollar una solución (escalable) que tenga por objetivo dos cosas fundamentales:

  1. Facilitar a mis clientes el aporte de su opinión sobre los reportes y análisis en Power BI
  2. Automatizar y optimizar el análisis y respuesta a dichas opiniones

Dado que existen múltiples opciones para implementar la solución a esta misma problemática, he optado por aquella que me ha permitido el mayor grado de escalabilidad, tiempo de respuesta y sobre todo facilidad de uso a mis clientes.

Para llevar a cabo esta implementación, necesitamos lo siguiente:

Power BI Desktop y Power BI Service

Microsoft Forms

Microsoft Power Automate

Este es el resultado final:



A continuación, detallo los pasos que he llevado a cabo:

Paso 1: Creación del formulario en Microsoft Forms

Crear un Forms con las preguntas básicas que se quiere hacer a la audiencia para su posterior evaluación. En mi experiencia personal, 3 preguntas clave de evaluación y 1 de comentarios es mas que suficiente.

Una vez hecho el formulario, copiar el link del mismo que aparece en botón ‘Share’

Paso 2: Incluir el link del formulario en el reporte de Power BI Desktop

Después de haber creado mi reporte en Power BI Desktop, he agregado un sencillo icono doble que hoy día es muy reconocible: pulgar arriba – pulgar abajo, en una de las esquinas del reporte

Dado que es una imagen, puedo asignar distintas acciones sobre el documento Power BI, así que en ‘Action’ selecciono como ‘Type’ ‘Web URL’ y en la casilla de ‘Web URL’ pego el link del formulario hecho en Forms.

Ahora, cuando publique el reporte en Power BI Service, cada vez que el cliente haga click sobre la imagen, se abrirá el formulario y podrá completarlo.

Por tanto, ahora simplemente publico el reporte de Power BI a Power BI Service, y de ahí, lo publico en Power BI App para que el cliente pueda consumirlo de forma segura.

Paso 3: Recolectar las respuestas del formulario en otro reporte de Power BI

Hasta el paso anterior, todo simple. Sin embargo, tengo mas de 4,000 usuarios y clientes de mis reportes de Power BI, y sinceramente no es eficiente estar constantemente revisando el formulario para ver los detalles de las respuestas de mis clientes. Si además mis clientes responden varias veces a lo largo del tiempo, es algo que debo mejorar.

Actualmente no existe conector entre MS Forms y Power BI, pero lo cierto es que no es necesario, ya que hay una solución mejor.

Vamos a realizar la recogida de respuestas en tiempo real a través de un set de datos ‘streaming’ en Power BI Service.

Para ello, creo un set de datos ‘streaming’ con los mismos campos del formulario, e incluso puedo agregar 2 más: fecha y usuario, ya que mi formulario por defecto captura la fecha de cada respuesta, y en mi caso, también captura el nombre / email del usuario. Esto ultimo se puede configurar en los ‘Settings’ del formulario de MS Forms.

Para crear un dataset en ‘streaming’, selecciono New > Streaming dataset > API, y comienzo a entrar los campos y el tipo de dato.

He llamado a mi streaming dataset ‘Feedback Cadena de Suministro’, ya que asi me facilita identificar el reporte. Hago esto porque tengo muchos reportes y luego tenemos que hacer un paso importante donde necesitamos identificar el dataset en streaming creado.

    

A medida que se van creando los campos, se va generando el esquema JSON en la parte de abajo.

Seleccione ‘Historic Data Analysis’ para que se almacenen datos históricos y tengamos siempre acceso a todas las respuestas desde el inicio.

Finalmente, pulsamos ‘Create’ y vera que el nuevo dataset se ha creado en su workspace

Paso 4: conectando MS Forms con Power BI Service con Power Automate

Como mencione al principio, no existe conector entre Forms y Power BI, pero la solución es mucho mejor con Power Automate. Por tanto, vamos a crear un flujo con Power Automate.

En este caso, vamos a crear uno sin plantilla, es decir un flujo ‘blank’, que voy a llamar ‘Feedback Cadena de Suministro’

El triger de mi Flow, será Forms > When a new response is submitted > pulsamos ‘Create’



Para este flujo, necesitamos 4 pasos:

  1. Forms > When a new response is submitted
  2. Forms > Get response details
  3. Power BI > Add rows to a dataset
  4. Power BI > Refresh a dataset

 


Paso 5: Construir el reporte de análisis de comentarios de clientes

Este reporte solo puede hacerse desde Power BI Service, ya que el dataset es streaming. Para ello, haga click sobre las opciones del dataset y seleccione ‘Create Report’, y podrá crear un reporte exactamente igual a como lo haría en Power BI Desktop.

Ahora si, me remito al producto final que mostramos al inicio.

Cometario final

Si quiere ser un poco mas creativo, piense que al estar el reporte que recoge respuestas almacenado en Power BI Service, le recomiendo que se enfoque en lo que realmente es importante para sus clientes. Es decir, puede automatizar desde Power BI algunas cosas como:

  1. puede crear alertas cuando una calificación sea muy baja
  2. puede crear visualizaciones y alertas cuando un día / semana tenga un pico de respuestas
  3. puede automatizar la creación de un ticket de servicio condicionado a que todas las calificaciones sean muy bajas
  4. puede mandar un email al cliente tan pronto realiza el formulario
  5. etcétera
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