Club Power BI

Please login or click SIGN UP FOR FREE to create your PowerBIUG account to join this user group.
Expand all | Collapse all

Cumul de tableaux Excel

  • 1.  Cumul de tableaux Excel

    Silver Contributor
    Posted Mar 26, 2020 10:06 AM
    Bonjour à tous et à toutes,
    j'espère que vous allez tous bien

    je recense toutes les semaines depuis mon crm les affaires chaudes de mes vendeurs sur des tableaux excel
    Donc chaque année je collecte quelques 52 tableaux... où sont inscrits les prospects, les vendeurs, les dates de création des affaires en cours, les produits proposés.
    Ces affaires chaudes ont chacune un numéro de devis unique; on peut les retrouver sur plusieurs semaines, donc dans plusieurs fichiers excel.

    J'aimerais établir un rapport de synthèse pour voir pour chaque vendeur :
    - quels produits il propose dans une année
    - combien il crée d'affaires dans une année (et voir son évolution par rapport aux semaines des années précédentes)
    -....

    comment réunir toutes ces données pour en faire un rapport dans powerbi desktop ?

    Merci, bon confinement à tous et à toutes,

    ------------------------------
    Olivier FAURE
    CEO
    LA TALAUDIERE
    ------------------------------


  • 2.  RE: Cumul de tableaux Excel

    Silver Contributor
    Posted Mar 26, 2020 12:42 PM
    Bonjour Olivier,

    Difficile de répondre précisément sans un peu plus d'informations.
    Si je comprends bien on parle de 52 fichiers par an, cumulatif ou non ? (cad on retrouve les même lignes d'un fichier à l'autre ?)
    La structure est bien toujours la même ? (même colonnes présentes ?)

    A priori la solution sera du côté de la connexion Dossier (nouvelle requête puis Dossier) qui permet de prendre en "compte" tous les fichiers d'un dossier. Dès qu'un fichier est ajouté dans le dossier choisi, il est ajouté automatiquement dans le modèle. Donc le dossier choisi ne doit contenir que les fichiers à traiter.
    Il est possible de combiner les fichiers ajoutés si besoin...

    J'espère vous avoir apporté une bonne première piste...
    Cordialement,
    Olivier



    ------------------------------
    Olivier
    ------------------------------



  • 3.  RE: Cumul de tableaux Excel

    Top Contributor
    Posted Mar 26, 2020 12:57 PM
    Bonjour

    Pour compléter ce que dit @Olivier Aillery, ce n'est pas un problème d'avoir différents fichiers​ dans le même dossier même si il ne faut pas qu'il soient consolidés entre eux.

    C'est juste une question de filtres.... (extension, nom, ...)

    Pour les doublons, pas de souci, simplement utiliser la fonction "supprimer les doublons" après avoir consolidé.


    ------------------------------
    GAUDFROY Guillaume
    Microsoft Data PlatForm MVP
    MCSA Power BI & Excel
    ------------------------------



  • 4.  RE: Cumul de tableaux Excel

    Silver Contributor
    Posted Mar 30, 2020 04:28 AM
    Bonjour à tous les 2,

    merci pour ce retour d'informations
    Ce sont bien 52 fichiers par an qui s'intitulent : "AC W01 2018", "AC W02 2018"..... et ils ont les mêmes colonnes
    En revanche des doublons existent et se trouvent parfois dans plusieurs fichiers différents.

    Lorsque je charge le dossier an combinant j'ai le message d'erreur suivant :
    "Échec de l'enregistrement des modifications sur le serveur. Erreur retournée : « Erreur OLE DB ou ODBC: [Expression.Error] La clé ne correspondait à aucune ligne dans la table..  »."



    ------------------------------
    Olivier FAURE
    CEO
    LA TALAUDIERE
    ------------------------------



  • 5.  RE: Cumul de tableaux Excel

    Gold Contributor
    Posted Mar 31, 2020 02:31 PM
    Salut Olivier,

    J'ai deux suggestions :

    • Si ce sont des fichiers à plat, c'est-à-dire des tableaux sous forme de tableaux (Excel), je te suggère de n'en faire qu'un seul et unique en ajoutant une colonne à la base avec par exemple, le nom de ton fichier initial ou même mieux, le numéro de la semaine ou la date si c'est la seule chose qui différencie tes fichiers. Pour ma part, je fais toujours cela, si un fichier est dupliqué 50 fois parce qu'il concerne 50 sociétés différentes, je rajoute juste une colonne avec le nom de la société et je n'en fais qu'un seul et unique fichier, c'est toujours plus simple ensuite avec les tableaux croisés dynamiques.
    • Si ce n'est pas le cas mais qu'il sont tous identiques, tu peux créer une liste sur Excel (ou directement dans Power BI en saisi de données) de tous les noms de tes fichiers.
      • Ensuite, tu en importes un premier dans Power BI
      • Tu crée un paramètre utilisant la liste de te tes noms de fichier (tu peux les saisir directement dans le paramètre)
      • Dans ta première requête, tu vas dans l'éditeur avancé puis tu changes le nom du fichier partout où il apparaît par le nom du paramètre (le nom contient des guillemets, il faudra les enlever pour mettre le nom exact du paramètre à la place)
      • Tu fais un clic droit sur cette requête et tu choisis "Créer une fonction" puis tu lui donnes un nom
      • Tu crées ensuite (ou tu dupliques ta liste de nom de fichier si elle était créée dans Power BI) une liste simple contenant uniquement tous les noms de fichier
      • Tu fais un clic droit dessus et tu choisis "Appeler une fonction personnalisée" pour appeler la fonction précédemment créée.
    • C'est exactement la même chose que ce Power BI fait lorsque tu choisis d'importer un dossier mais je préfère cette approche personnellement, j'ai l'impression de mieux maîtriser mes données et du coup cela me permet également de mettre d'autres fichiers dans le même dossier sans que cela ne pose de problème.

    Pour le coup, si c'était à moi de le faire, je ne ferai qu'un seul et unique fichier pour toutes les semaines et même toutes les années.

    Enfin, ce que je ferai pour le problème des doublons, je copierais le premier jeu de données, je supprimerais toutes les colonnes pour ne garder que le numéro de devis et je supprimerais les doublons. Tu pourrais ensuite masquer la colonne n° de devis de table de faits et n'utiliser que la nouvelle colonne de cette table (qui ira de 1 à plusieurs du coup)

    Bon courage et bonne soirée,

    ------------------------------
    Jonathan CHANAL
    Chef de Projet Digital / Data Analyst
    Grenoble
    ------------------------------



  • 6.  RE: Cumul de tableaux Excel

    Silver Contributor
    Posted Apr 10, 2020 01:13 PM
    C'est bon j'ai réussi !!!!
    merci à tous
    j'ai chargé le dossier où il y a tous les fichiers Excel et les ai combinés
    mon erreur venait du fait que ces fichiers Excel n'avaient pas toujours le même nom d'onglet

    Merci beaucoup, bon WE de Pâques

    ------------------------------
    Olivier FAURE
    CEO
    LA TALAUDIERE
    ------------------------------